Privacy en dossier

Om cliënten te kunnen helpen verzamelt JbOV persoonlijke informatie. Daar gaan wij zorgvuldig mee om. De privacy van onze cliënten staat daarbij voorop.

Privacy voorop

In de dossiers van onze cliënten staan altijd naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Wij verzamelen daarnaast ook informatie over het gezin. Wat is er aan de hand? Is er al hulpverlening in het gezin? Wie is erbij betrokken? In het dossier staan afspraken, plannen, contacten, rapporten en verslagen. Wij beschermen al deze informatie zo goed mogelijk. Daarbij houden we ons aan de wet en strenge regels op het gebied van privacy. In de privacyverklaring JbOV en het privacyreglement GI  van de branchevereniging Jeugdzorg Nederland staat exact beschreven hoe wij dat doen.. Vragen over deze privacyregels kunnen aan de functionaris gegevensbescherming Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. worden gesteld via een veilige verbinding .

In e-mails kunnen soms privégegevens staan die volgens de wet niet openbaar mogen worden. Omdat e-mails niet volledig veilig zijn tegen toegang door derden, adviseert JbOV om geen privacygevoelige informatie via e-mail te versturen. JbOV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard dan ook, die ontstaat door het verzenden van elektronische berichten.

inzien of opvragen dossier

Dossiers bevatten privacygevoelige informatie. Daarom is een dossier niet zomaar op te vragen of in te zien. Cliënten kunnen hun eigen dossier inzien, maar daarvoor gelden wel voorwaarden. Een cliënt kan om inzage van het dossier vragen. Hij kan alleen gegevens inzien over hemzelf. De wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige kan daarnaast ook gegevens over de jeugdige inzien. Gegevens over andere personen in het dossier kunnen alleen met toestemming van die ander worden ingezien. Ook kan de betrokken jeugdzorgwerker zich verzetten tegen het delen van informatie als dat in het belang is van de jeugdige.

Wanneer kan een jeugdige zijn dossier inzien?

• Jeugdigen jonger dan 12 jaar kunnen niet hun eigen dossier inzien. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger kan dat namens de jeugdige doen.
• Jeugdigen tussen de 12 en 16 jaar kunnen hun dossier inzien. Ook de wettelijk vertegenwoordigers kunnen het dossier inzien. Zij hebben hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
• Een jeugdige ouder dan 16 jaar heeft zelf recht op inzage in het dossier. Als de wettelijk vertegenwoordiger inzage in het dossier wil, dan is toestemming van de jeugdige nodig.
• Als de jeugdige zijn eigen belangen onvoldoende kan behartigen dan heeft de wettelijk vertegenwoordiger het recht op inzage. Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige.

 Het inzien van een dossier kan worden aangevraagd door via een veilige verbinding  te mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  JbOV neemt daarna contact op voor het maken van een afspraak.

aanpassen van een dossier

Wie als betrokkene iets wil laten veranderen in het dossier, kan een brief of e-mail schrijven aan de jeugdbeschermer of een teammanager. Vermeld daarin duidelijk om welk kind het gaat en om welke wijziging het precies gaat. JbOV mag niet alles aanpassen in een dossier. Wel kan een cliënt altijd vragen zijn mening duidelijker te verwoorden.

Kwaliteit dossiers verbeteren

JbOV is een gecertificeerde instelling met een kwaliteitskeurmerk. Kwaliteitsmedewerkers kunnen dossiers inzien voor verplichte controles. Ook bij incidenten of calamiteiten onderzoeken zij een dossier nauwkeurig. Daardoor kunnen ze mogelijke oorzaken achterhalen. De jeugdzorg kan hiervan leren.

Gegevens delen

Normaal gesproken vragen wij eerst toestemming aan cliënten voordat we gegevens doorgeven aan een andere instantie. Er zijn ook situaties waarbij wij zonder toestemming van de cliënt persoonlijke gegevens uitwisselen. Zoals met andere hulpverleners of met de Raad voor de Kinderbescherming. Wij mogen dat doen volgens de wet. Wel informeren wij cliënten hierover.

Hoe lang wordt een dossier bewaard?

JbOV bewaart het dossier van een (ex)-cliënt die begeleid is door jeugdreclassering gedurende 20 jaar.  Een dossier van een (ex)-cliënt die begeleid is vanwege een kinderbeschermingsmaatregel bewaren wij tot maximaal dertig jaar na sluiting van het dossier.

Meer weten?
Wie meer wil weten over privacy in de jeugdzorg kan kijken op deze app: www.jeugdconnect.nl/privacy